Как мы перевезли офис на 40 сотрудников за выходные: кейс

Задача: перевезти офис IT-компании из 40 человек из БЦ на ул. Красной в новый офис на ул. Сенной в Краснодаре. Сроки: суббота и воскресенье. В понедельник в 9:00 сотрудники должны сесть за рабочие места и не заметить переезда. Вот как это было.

1 Исходные данные

• Откуда: БЦ «Центральный», ул. Красная, 118, 4-й этаж, 280 м²
• Куда: БЦ «Сенной», ул. Сенная, 18, 3-й этаж, 340 м²
• Расстояние: 3,5 км по городу
• Что везём: 40 рабочих столов, 80 стульев (каждому по рабочему и гостевому), 40 мониторов, 20 системных блоков, 10 ноутбуков, серверная стойка с 4 серверами, 200 коробок с документами, кулер, микроволновка, холодильник, 6 шкафов для документов, диван в приёмной, 10 горшков с растениями.
• Ограничения: оба БЦ работают до 18:00 в субботу. Вход в здание после 18:00 — по списку. Серверную нужно перенести за один приём — простой = убытки.

2 Подготовка (за 2 недели)

Переезд на 40 человек не делается за день. Мы начали готовиться за 14 дней:

1. Аудит обеих площадок. Наш менеджер приехал в оба офиса, измерил лифты (грузовой лифт в БЦ «Центральный» — 1,6 × 1,1 м, стандартный — 0,9 × 1,1 м), оценил ширину коридоров (1,4 м — проходят два человека с коробками), проверил шлагбаумы и пропуска.
2. Список с нумерацией. Каждому рабочему месту присвоили номер: «РМ-01» … «РМ-40». На новом месте расставили таблички: «РМ-01» … «РМ-40». Сотрудники упаковали вещи в коробки с номером своего рабочего места.
3. Пропуска. Оформили разовые пропуска на 6 грузчиков и 2 Газели в оба БЦ. Без пропуска в здание не попасть.
4. Серверная. Договорились с сисадмином компании: в субботу в 19:00 он выключает серверы, мы вносим стойку, грузим, едем, вносим, он включает. Окно — 2 часа.

3 Суббота: демонтаж и первая волна

14:00 — начало упаковки. Пока сотрудники ещё работали, 2 наших упаковщика начали собирать документы и канцелярию в коробки. Сотрудники помогали: складывали личные вещи в подписанные пакеты.

18:00 — сотрудники ушли, мы начали. 6 грузчиков, 2 Газели, 2 упаковщика.

• 18:00–19:00 — демонтаж рабочих столов (отсоединить провода, снять полки, сложить крепёж в пакеты с номерами).
• 19:00–19:30 — серверная. Сисадмин выключил, мы внесли стойку (4 сервера на одной стойке — 80 кг, 4 грузчика).
• 19:30–21:00 — первая волна погрузки: серверная стойка, 20 столов, 40 стульев, 10 шкафов с документами, 100 коробок. Два рейса двух Газелей.
• 21:00–22:00 — разгрузка в новом офисе. Серверная стойка — на место первой. Сисадмин подключает.
• 22:00–23:30 — возврат за второй волной: 20 столов, 40 стульев, мониторы, системные блоки, 100 коробок, бытовая техника, диван.

01:00 — последний рейс разгружен. Вещи в новом офисе, сервер работает.

4 Воскресенье: расстановка и подключение

09:00 — 4 сборщика мебели. Начали расставлять столы по схеме, собирать провода, подключать мониторы.

13:00 — 4 часа работы. Все 40 рабочих мест расставлены, мониторы подключены, коробки стоят у столов с нужными номерами.

14:00 — проверка. Сисадмин проверил: сервер, Wi-Fi, принтеры — всё работает. Менеджер прошёлся по плану: РМ-01 на месте, РМ-02 на месте… РМ-40 на месте.

15:00 — клининг. Убрали упаковочный мусор, картон, стрейч-плёнку, пропылесосили.

5 Понедельник: 9:00

Сотрудники пришли на новое место. Каждый нашёл свой стол по номеру. Коробка с личными вещами — рядом. Монитор включается, Wi-Fi работает. За весь понедельник — ни одного обращения к администрации по поводу «где мой стол» или «не работает монитор».

6 Смета

• 6 грузчиков × 10 часов × 600 ₽/час = 36 000 ₽
• 4 сборщика × 6 часов × 700 ₽/час = 16 800 ₽
• 2 упаковщика × 5 часов × 500 ₽/час = 5 000 ₽
• 2 Газели удлинённые × 10 часов × 700 ₽/час = 14 000 ₽
• Упаковочные материалы (коробки, стрейч, скотч, маркеры) = 6 500 ₽

Итого: 78 300 ₽ — за офис на 40 человек, без остановки работы.